Photo : Une rencontre organisée par le groupe MIND dans ses locaux parisiens 

Au mois d’août, en plein cœur des vacances, j’ai été sollicitée par une agence événementielle pour organiser des team building à Paris et Strasbourg.

Pour remercier leurs équipes, leur client souhaitait proposer une activité collaborative autour de la décoration. En sus d’une activité de team building, le besoin de décorer les locaux aux couleurs de la marque était très clair.

Ici pas de location de salle, pas de transhumance des équipes vers un lieu atypique. Simplement (économie ?) l’envie de créer une bulle éphémère dans un environnement connu mais transfiguré.

Hall d’accueil, salle de réunion, cafétéria, une abondance d’espaces à transformer. La période de Noël se prête bien aux prises de risques. Je suis convaincue que cette même démarche peut être adoptée pour les rencontres ouvertes au public.

Alors ? Prêt(e) à organiser des événements dans vos locaux ? A priori, surtout pas me direz-vous !

Quelle en serait la raison ?

Vous n’avez pas de rooftop ? (eh ben alors ?), votre moquette est digne de la GOGIP ? Vous craignez les miettes de chips ? Pas de panique, il y a toujours une solution.

Si la location de salle s’avère nécessaire pour les événements XXL, il est possible d’organiser certaines rencontres chez vous. Plus confidentielles ou plus authentiques, elles sont l’occasion de construire une communauté fidèle. Pierre-Yves PLATINI, CEO du groupe MIND que j’ai accompagné dans l’aménagement de ses (formidables) locaux, nous partage son retour d’expérience en fin d’article.

Comme je le décrivais dans un précédent article (cf. Créez un îlot de confiance pour vos événements), scénographier vos événements permet de vous singulariser. De créer toujours plus de proximité avec votre public cible.

Après quelques 900 événements de toute taille organisés et l’aménagement de bureaux atypiques, ce que je retiens en faveur des rendez-vous à domicile :

• Invitez qui vous voulez, même en dernière minute, sans être tributaire de la disponibilité des salles,

• Vos intervenants seront immergés dans un cadre plus intime et donc dans les conditions idéales pour livrer leurs meilleurs conseils,

• Il n’est peut-être plus utile d’arpenter tout Paris pour accueillir 30 personnes,

• Vous maitrisez votre budget en choisissant les éléments décoratifs en fonction de vos moyens. Il est possible de faire beau, confortable, original sans avoir besoin de lever des fonds,

• C’est l’occasion de repenser tout ou partie de vos espaces pour leur apporter de la modularité,

• Vos collaborateurs sont sur place. Un bon moyen pour eux de rencontrer vos invités,

• Vous pouvez consacrer plus d’énergie à la recherche d’intervenants toujours plus passionnants,

Mais concrètement, comment faire ?

Le point de départ : votre objectif et votre budget.
Ces deux composantes essentielles donneront le la.
Ensuite :

• Faites un état des lieux : regardez vos bureaux avec un œil d’organisateur d’événement. La jauge maximale de participants, les mobiliers et équipements techniques existants et les créneaux d’accessibilité du lieu. Imaginez l’événement en tant qu’invité,

• Définissez votre proposition de valeur : venez chez moi, ce sera simple ou extravagant. J’aurai tout organisé pour vous mettre en avant et que vous vous sentiez bien,

• Établissez votre budget décoration / aménagement. L’expérience doit être unique. L’univers que vous créerez devra être cohérent avec l’objectif de l’événement,

• Adoptez une démarche durable en choisissant un aménagement que vous conserverez. Plutôt que louer du mobilier ou opter pour le jetable (plus jamais !), profitez de l’occasion pour rendre vos espaces plus confortables,

• Une fois votre espace aménagé, testez-le en interne. Vous verrez ce qui fonctionne bien et ce qui est perfectible.